직장인을 위한 지메일 기본 사용 가이드

지메일은 확실히 여느 이메일 서비스와는 차원이 다르다. 이미 많은 사람이 지메일에 익숙해져 있어 잊어버리기 쉽지만, 이제 막 사용하기 시작한 사람, 특히 아웃룩 같은 전통적인 이메일 프로그램에서 넘어온 사람이라면 지메일에 익숙해지는 데 시간이 조금 걸릴 수도 있다.

새삼스럽지 않은 것이, 구글은 이메일 작동 방식에 대해 매우 파격적인 생각을 하고 있기 때문이다. 그리고 회사에서 구글 워크스페이스와 함께 지메일을 꼭 사용해야 하는 상황이거나, 개인적으로 지메일을 선택했을 경우 굉장히 골치 아픈 일이 될 수도 있다.

하지만 지메일은 멋진 도구다. 이번 사용 가이드는 지메일 내외부의 상세 로드맵과 함께 지메일에 대해 알아 두어야 할 것을 설명한다. 기본적으로 완전히 새로운 이메일 관리 언어인데, 이를 터득한다면, 매우 신속하게 동료와 소통하고 메시지를 처리하게 될 것이다.

지메일 받은 편지함 지메일 웹사이트에 로그인할 때 가장 먼저 습득해야 할 것은 받은 편지함의 구조다. 현재 구글은 6가지 상이한 지메일 받은 편지함을 제공한다. 웹사이트 오른쪽 상단의 기어 아이콘을 클릭하면 ‘받은편지함 유형’ 항목을 확인하고 변경할 수 있다.

‘기본’은 탭 유형으로 받은 편지함을 정리하는 것이다. 기본, 소셜, 프로모션, 업데이트, 포럼 등 최대 5개의 탭을 선택할 수 있다. 기본은 사용자에게 개인적으로 발송된 메시지 및 기타 중요한 이메일이 들어가며, 소셜은 소셜 네트워크 및 공유 사이트에서 발송된 메시지가, 프로모션은 마케팅 홍보 활동 이메일이, 업데이트에는 확인서, 청구서, 계산서 등이, 포럼에는 메일링 리스트 및 토론 사이트에서 보낸 이메일이 자동으로 분류되어 들어간다.

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이 탭은 선택적으로 활성화할 수 있는데, ‘기본’ 아래 ‘맞춤설정’을 클릭하면 된다. 각 탭이 작동하는 방식도 조정할 수 있고, 지극히 개인화된 분류 형식을 위해 탭의 용도도 변경할 수 있다.

일반적으로는 기본적인 5개 탭이 충분하다. 하지만 보다 분명한 아웃룩 스타일을 원한다면, 받은 편지함을 ‘읽지 않은 메일 먼저 표시’ 형식으로 바꿀 수 있다. 그러면 읽지 않은 항목이 상단에 표시된 단일 목록만 나타난다.

설정 메뉴에서 ‘읽기 창’ 항목 중 ‘받은편지함 오른쪽’ 또는 ‘받은편지함 아래’를 선택하면 아웃룩과 유사한 방식이 된다. 받은편지함 화면에서 바로 이메일을 미리 읽을 수 있다.

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이 외에도 지메일 받은 편지함을 최적화하고, 혼란을 줄이고, 메시지 관리 효율을 강화할 수 있는 정밀 튜닝 방법이 많다. 하지만 여기서는 지메일이 사용자의 메시지를 정리하는 방식과 필요한 이메일을 찾는 방법을 이해하는 부분으로 넘어가겠다. 다른 이메일 시스템과 상당히 다르기 때문에 이를 먼저 이해하는 것이 좋다.

지메일의 이메일 정리 방식 필자의 경험 상 지메일을 처음 사용하는 사람에게 가장 혼란스러운 부분은 지메일의 라벨 및 보관 방식이다. 아웃룩의 폴더 개념과 완전히 다르다.

물론, 지메일에서 모든 이메일은 한 번만 존재한다. 하지만 정리 방식에 따라 동일한 이메일이 여러 장소에서 나타날 수 있다. 이메일이 폴더 안으로 정리되어 가상의 한 장소에만 존재한다고 생각하는 것이 아니라, 첩첩이 쌓여 있고, 이들 이메일에 포스트잇 메모 유형의 라벨이 붙는다고 생각하자.

이것이 지메일 라벨 동작 방식이다. 어떤 면에서 폴더와 비슷하지만, 어떤 메시지든 원하는 만큼 라벨을 적용할 수 있다. 예를 들어, 한 이메일에 ‘비용’ ‘Q2’ ‘웹사이트 서비스’라는 여러 라벨을 붙일 수 있다. 이들 라벨은 메시지를 열 때 상단에 모두 표시된다. 또한, 받은 편지함 내에서 메시지 옆에도 표시된다. 라벨별로 탐색할 때 적용된 모든 라벨 목록에 해당 이메일이 있다. 지메일 웹 인터페이스의 왼쪽 끝 영역 위에 마우스를 가져간 후 메인 메뉴 내의 목록에서 라벨을 클릭하면 된다.

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메시지에 라벨을 붙일 때는 현재 열람 중인 이메일 위의 오른쪽 끝 근처에 있는 라벨 아이콘이나, 메인 받은 편지함 화면에서 하나 또는 그 이상의 이메일을 선택한 후 화면 상단에서 라벨 아이콘을 찾으면 된다. 어떤 식이든 기존의 라벨을 선택할 수 있고, 아니라면 새 라벨을 즉석에서 생성할 수 있다.

한편, 받은 편지함 자체가 사용자의 관심을 요하는 메시지를 유지하려는 의도다. 무언가의 처리가 끝났다면, 이를 보관할 수 있다. 이메일 좌측 끝 근처에 있는 하향 화살표가 있는 상자 아이콘을 클릭한다. 이제 해당 이메일은 받은 편지함 밖으로 나와 ‘전체보관함’ 부분에서 확인할 수 있다.

일반적으로 이메일을 찾는 가장 쉬운 방법은 지메일 웹사이트 상단의 커다란 검색 상자를 이용하는 것이다. 발신자 이름, 이메일 주소, 메시지나 주제 등의 키워드를 입력하면 된다. 이런 식으로 필요한 것은 무엇이든 즉시 찾을 수 있다. 또한, 검색 상자 내에 화살표를 클릭하면 고급 검색 기능도 제공된다.

조금 더 과감하게 받은 편지함 정리를 자동화하고 싶다면, 지메일 필터를 이용할 수 있다. 지메일이 직접 이메일에 라벨을 적용하고, 보관하는 등 모든 일을 하도록 하는 것이다. 심지어 사전 정의된 특정 기준에 부합하면, 메시지가 도착하는 즉시 이를 포워딩할 수도 있다.

지메일 작성하기 이제 이메일 작성법을 살펴보자. 지메일 안에서는 상황이나 취향에 따라 여러 방법으로 이메일을 작성할 수 있다.

새 이메일의 경우, 지메일 웹사이트 왼쪽 위에 있는 ‘+편지쓰기’ 버튼을 클릭한다. 그러면 기본값으로 화면 오른쪽 하단에 팝업으로 이메일 작성 창이 나타난다. 따라서 이메일을 작성하는 중에도 지메일의 받은 편지함이나 다른 부분을 계속 볼 수 있다.

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전체 화면으로 이메일을 작성하고 싶다면, 작성창 오른쪽 위에 있는 대각선 화살표 아이콘을 클릭하면 된다. 전체 화면을 기본 값으로 만들고 싶다면 작성창 오른쪽 아래에 있는 3점 메뉴를 클릭하고 ‘전체 화면을 기본으로 설정’을 클릭한다. 그리고 별도의 브라우저 창에 메시지를 띄우고 싶다면, 키보드의 Shift 키를 누르고 대각선 화살표 아이콘을 클릭하면 된다.

지메일에서 사용할 또 다른 이메일 작성 환경은 다른 사람이 보낸 이메일에 답장을 쓸 때 나타나는 인터페이스다. 작성 창이 직렬로, 즉 원래 이메일 바로 아래에 대화의 일부로 표시된다. 이것을 팝업 인터페이스로 전환하려면 답장 작성 창 오른쪽 위에 있는 대각선 화살표와 상자처럼 보이는 아이콘을 클릭한다.

어떤 작성 인터페이스에서든 창 하단에 텍스트 포맷 옵션 전체가 항상 나타난다. ‘A’ 아이콘 속에 모두 포함되어 있다. 또한, 지메일의 템플릿 시스템으로 시간을 절약할 수도 있다. 오른쪽 하단의 3점 메뉴를 클릭하고 ‘템플릿’을 찾는다.

연락처, 캘린더, 채팅 아웃룩 사용자라면 아마 연락처와 캘린더가 어디에 있는지 궁금할 것이다. 구글은 마이크로소프트처럼 받은 편지함에 대해 종합적인 허브 접근법을 취하지 않는다. 하지만 구글은 다양한 생산성 제품을 지메일 환경에 꾸준히 도입하고 있다.

구글 캘린더, 구글 연락처, 구글 작업(tasks), 메모 작성 앱인 구글 킵(Google Keep)에 액세스하려면 지메일 웹사이트의 우측에 있는 얇은 아이콘 바를 찾는다. 여기서 어느 아이콘이든 클릭하면 받은 편지함 오른쪽에 패널이 나타난다.

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하지만 가장 탁월한 지메일 통합은 구글 채팅(Google Chat)과 화상 통화 서비스인 구글 미팅(Google Meet)이다. 현재 채팅과 미팅은 구글의 비즈니스 이용자를 위한 주된 텍스트 및 영상 커뮤니케이션 도구이고, 이제 일반인도 이용할 수 있지만, 이미 일반인에게 제공되고 있는 중복 툴들이 있다.

지메일 웹사이트 왼쪽 끝에 마우스를 가져가면 채팅 관련 항목이 보이는데, 만일 해당 내용이 없다면 지메일 환경 설정에서 이를 추가할 수 있다. 사이트 오른쪽 위 기어 아이콘을 클릭하고 ‘모든 설정 보기’를 클릭한 다음, ‘채팅 및 영상 통화’ 탭에서 채팅을 ‘행아웃 사용 설정’으로 변경한다. (행아웃은 구글 채팅의 과거 이름으로 한글 인터페이스에서는 여전히 행아웃으로 남아있다.)

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지메일의 차단 기능: 메시지를 열람 중일 때 메시지의 우상단에 있는 3점 메뉴를 클릭한 후 ‘차단 [발송자 이름]’을 선택한다. 해당 발송자가 이후에 보내는 메시지는 모두 스팸 섹션으로 자동으로 이동된다. 이후 차단 목록으로부터 주소를 제거할 때에는 지메일 웹사이트 설정의 ‘필터 및 차단된 주소’ 부분을 검토하면 된다.
지메일에서 본인 서명 변경 : 지메일 웹사이트 설정의 ‘기본설정’ 탭에서 아래로 스크롤하면 ‘서명’이 보일 것이다. 그곳에서 하나 또는 그 이상의 서명을 생성하고 편집하고, 아울러 정확히 언제 각 서명을 사용할 것인지 지정할 수 있다.
지메일에서 부재 중 자동 회신 설정 : 지메일 웹사이트 설정의 ‘기본설정’ 탭에서 ‘부재중 자동응답’ 선택지를 찾는다.
지메일 배경 및 테마 변경 : 지메일 웹사이트 우상단에서 기어 아이콘을 클릭하고, 그 후 나타나는 패널에서 ‘테마’ 부분을 찾는다.
지메일 오프라인 설정 : 웹사이트 설정에서 ‘오프라인’ 탭을 찾는다.

지메일 단축키 및 시간 절약 기능 지메일 단축키와 시간 절약 기능에 관해서는 별도의 글을 써도 충분할 것이다. 그러나 여기서는 지메일 기본 학습을 위해 고려할 가치가 있는 것들을 간추려서 설명한다.

지메일은 방대한 수의 유용한 단축키를 가지고 있고, 이는 키보드에서 손을 떼 필요 없이 인터페이스를 신속히 돌아다닐 수 있게 해준다. 이를 활성화하려면 지메일 설정으로 가서 아래로 스크롤하여 ‘단축키’를 찾는다. 설정을 ‘키보드 단축키 사용’으로 변경한 후 ‘변경사항 저장’ 버튼을 클릭한다. 메인 받은 편지함 화면으로 돌아와서 키보드의 물음표 키를 누르면 이용 가능한 선택지 목록이 나타난다.
지메일의 내장 스누즈(snoozing: 다시 알림 항목) 기능은 메시지에서 벗어났다가 이를 가장 적절한 때에 돌아오게 할 수 있는 환상적인 방법이다. 또는 심지어 받은 편지함의 이메일 순서를 변경할 수도 있다. 이메일에 스누즈 기능을 적용하려면 메시지를 보는 중 또는 받은 편지함 화면에서 아무 메시지든 선택한 후 화면 상단의 툴바의 시계 아이콘을 클릭한다.
메시지를 선택하고 받은 편지함 화면 상단의 명령어를 이용하는 것에 추가하여, 어느 메시지든 우클릭하면 보관, 라벨링, 포워딩, 그리고 심지어 스누징 등의 기능이 나온 메뉴를 호출할 수 있다.

이제 마지막으로 지메일의 중요한 기능을 한가지 더 알아보자.

지메일 모바일 차이점 대체적으로 안드로이드나 iOS에서 지메일을 이용하는 것은 이를 컴퓨터에서 이용하는 것과 거의 비슷하지만, 몇몇 중요한 차이가 있다.

첫째, 이용자는 이메일의 신속한 관리를 위해 거의 확실히 지메일 안드로이드 앱이나 지메일 iOS 앱을 이용하고 싶어할 것이다. 지메일 모바일 웹사이트는 구시대적이어서 별로 추천하고 싶지 않고, 앱이 우월한 경험을 제공한다(그냥 우월한 것이 아니라 훨씬 우월하다).

단 한가지 유의할 점은 지메일 모바일 앱은 라벨을 생성하거나 편집할 수 없고, 필터 기능이 없고, 지메일 고급 설정을 변경할 수 없다는 것이다. 이들을 변경하는 경우 여전히 모바일 환경에서 작용하기는 하지만, 그러자면 데스크톱 웹사이트를 통해 지메일에 액세스해야 한다.

예를 들면 아래와 같다.

지메일 모바일 앱에서 메시지를 작성할 때 텍스트 포맷 명령을 찾으려면 텍스트 영역에 손가락을 누른 채 유지한다. 안드로이드라면 ‘포맷’ 선택지가 즉시 나타나고, 전체 텍스트 포맷 패널이 뜰 것이다. iOS라면 먼저 텍스트의 특정 영역을 선택하면 시스템 수준 팝업 메뉴에서 ‘굵은 글씨’, ‘이탤릭체’, ‘밑줄’ 선택지가 나타난다.

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여러 지메일 계정 사이를 전환하는 경우, 예를 들어 기기와 관련된 업무 주소와 개인 주소가 있다면, 메인 받은 편지함 인터페이스의 우상단에 있는 프로필 사진 또는 아이콘을 탭하여 선택지 목록을 보거나 해당 사진 또는 아이콘을 위아래로 스와이프하여 계정 사이에서 신속히 이동할 수 있다.

받은 편지함의 커스텀 스와이프 동작을 설정하여, 이에 의해 메시지를 신속히 보관하거나 삭제하거나 스누즈(다시 알림)하고, 이를 읽음 또는 읽지 않음으로 표시하고, 이를 다른 라벨 또는 받은 편지함 카테고리로 이동시킬 수 있다. 먼저 앱 좌상단의 3점 메뉴 아이콘을 탭하고 이어지는 메뉴에서 ‘설정’을 찾아 탭한다. 안드로이드라면 ‘기본설정’과 ‘스와이프 동작’을 차례로 탭하고, iOS라면 메인 설정 메뉴에서 ‘메일 스와이프 동작’을 탭한다.

이제 지메일 기본 학습이 마무리되었다. 다음은 재미 있는 부분이 기다리고 있다. 지메일 인터페이스를 정밀하게 조정하고, 보다 지능적인 단축키를 학습하고, 여타 고급 지메일 지식을 흡수하는 것이다. editor@itworld.co.kr

JR Raphael editor@itworld.co.kr