협업을 지향하는 업무공간을 만드는 7가지 방법

W. Clement Stone이 말했다.

“당신은 환경의 결과물입니다. 그러니 당신의 목표를 향해 이끌어 줄 수 있는 환경을 선택하세요. 당신의 주변은 더 멋진 결과물을 만드는데 도움이 되고 있나요?”

멋진 업무환경을 만들고 싶어 하는 모든 이들이 비슷한 고민을 하고 있을 것이다. 단순히 사람을, 물건을 보관하는 장소가 아닌, 효율성, 협업, 그리고 성장을 지향하는 사무실을 어떻게 구현해야 할까? 좋은 업무 환경의 기준은 기업마다 다르다. 상당한 부분은 기업 문화와 업무 방식과 연관된다.

 

좋은 업무환경이란, 업무를 실행하기 좋은 분위기를 조성해주고, 목표의식과 동기부여를 해줄 수 있어야 한다. 요즘, 기업들은 어떻게 보다 나은 업무환경을 만들기 위해 노력하고 있는지 살펴보자.

1. ‘핫 데스킹(Hot Desking)’

‘핫 데스킹’은 지정된 자리 없이 원하는 자리에 앉을 수 있는 방침이다. 노트북, 태블릿 등을 사용하기 때문에, 컴퓨터 사용을 위해 한 자리에 앉아있을 필요성이 사라진 지 오래다. ‘핫 데스킹’ 정책을 도입한 기업의 경우, 출근 시 원하는 자리, 심지어 편안한 소파에 앉아 업무를 시작할 수 있다. 물론 성공적인 ‘핫 데스킹’을 위해서는 케이블과 모니터 등의 위치, 그리고 자리를 옮기기에 편리한 동선을 고려해 사무실을 설계해야 한다.

 

휴대폰 요금 결제 서비스 회사인 Square는 ‘핫 데스킹’을 사용해 성공한 케이스다. Maja Henderson은 한 자리에만 오래 앉아있는 것은 동료들의 건강에 해로울 뿐더러 팀으로서 좋지 않고, 새로운 아이디어를 나누고 진정한 협업을 하기 위해서는 여러 분야의 팀원들이 함께 어우러지는 공간이 필요하다고 생각했다.

“디자인, 경영지원, 법조 관련 부서의 사람들이 한자리에 모여 대화할 수 있는 기회가 늘어나다 보니, 새로운 시점에서 바라볼 수 있는 여유가 생기는 거죠. 이렇게 자유로운 규제가 저는 참 좋아요. 동료들과, 그리고 회사 자체와도 가까워지는 느낌입니다.”

하지만 염두에 둬야 할 점은, ‘핫 데스킹’이 사무실 내의 움직임을 지향하는 가장 좋은 방법이 아닐 수도 있다는 것이다. 미국의 한 연구결과에 따르면, 지정된 자리가 없을 경우 오히려 덜 움직이게 되고 자리 잡은 곳에 머무르려 하는 성향이 늘어난다고 전했다. 동료 간의 상호작용은 17% 증가했으나, 직접적으로 만나 이야기를 나누는 경우는 14%나 떨어졌다. 결론적으로, 팀 커뮤니케이션은 45% 줄어들었다.

 

만약 사무실 내의 움직임을 추구하지만, 배정된 자리 또한 필요하다고 생각된다면, ‘핫 데스킹’ 개념보다는 ‘뮤지컬 체어’ 방침을 추천한다. ‘뮤지컬 체어’ 방침은 몇 달에 한 번씩 팀별로 지정된 위치를 변경하는 개념이다.

2. 움직이는 책상

‘핫 데스킹’의 원리를 사용한 또 다른 방안은 자리 자체를 움직일 수 있게 하는 것이다. 스피커, 헤드폰 등 음향기기 기업인 Skull Candy의 스위스 지사는 퍼즐처럼 자유롭게 맞출 수 있고, 편의에 따라 옮길 수 있는 책상을 사용한다. 자유자재로 변동 가능한 책상의 모양과 위치 덕분에 다양한 업무를 실행하기에 적합하다. 협업, 그리고 전반적인 커뮤니케이션을 활성화시킨다는 장점이 있다.

3. ‘오버랩 존(Overlap Zones)’

동료 간의 소통, 실제로 대화하는 시간을 늘리는 또 다른 방법은 ‘오버랩 존’을 만드는 것이다. 함께 일하는 동료들은 어떠한 동선으로 움직이는지, 어느 장소를 주로 찾아가는지, 어떤 공간에서 가장 많이 교류하는지를 고민한 후 ‘오버랩 존’을 구성하는 것이 효과적이다.

 

미시간대학교의 한 조사에 따르면, 과학자들은 서로 많이 마주칠 수 있는 공간, 즉 ‘오버랩 존’에서 일하는 시간이 늘수록 많은 협업을 한다고 한다. 계획하지 않은 마주침이 곧 소통으로 이어질 때, 업무 효율성도 높아진다는 흥미로운 결과가 나온 것이다. 삼성 반도체의 Scott Birnbaum은 이렇게 말한다.

“가장 신선한 아이디어는 모니터 앞에 앉아있지 않을 때 나옵니다. 삼성이 층과 층 사이에 야외시설이 있는 업무환경을 만들기 위해 노력하는 이유죠. 더 많은 직원들이 동료와 소통하고, 굳이 업무와 관련되지 않은 부분에 대해서도 이야기 나눌 수 있는 공간이 필요합니다. 협업뿐만 아니라, 서로 부딪히면서 생기는 사소한 발견, 생각의 전환이 중요하다고 생각해요.”

광고 대행사 Grupo Gallegos 또한 ‘오버랩 존’을 도입한 사무실을 사용 중이다. 더욱 활발한 협업을 지향하기 위해 벽을 없애는 과감한 시도를 했다. 이는 시각적으로 이어진 공간을 제공해 한눈에 서로의 움직임이 보인다는 점을 활용했다. 예를 들어, 계단에 앉아 서로와 이야기하거나, 조금 더 캐주얼한 회의를 진행하는 모습을 자주 볼 수 있다.

 

온라인 의류 및 신발 업체인 Zappos는 의도적으로 미국지사에 더욱 좁은 사무실 공간을 만들었다. 이는 좁은 공간일수록 더 많은 사람들이, 더 자주 마주칠 수 있다는 생각으로부터 실행되었다. 앞서 언급한 미시간대학교의 조사에 따르면, 좁은 공간일수록 ‘오버랩 존’은 늘어나, 100피트 당 동료 간의 소통을 20% 증가시킬 수 있다고 밝혔다. 이 결과를 토대로 Zappos는 계획되었던 150 제곱피트가 아닌, 100 제곱 피트의 공간을 각 직원에게 제공하는 사무실을 만들었다.

4. 뮤직룸

업무 효율성을 높일 수 있는 또 하나의 방법은 음악을 활용해 긍정적인 기업 문화를 조성하는 것이다. 업무로 인한 스트레스를 해소하기 위해 음악을 듣거나, 노래를 부르거나, 혹은 악기를 연주할 수 있는 공간을 만드는 건 어떨까? 마음껏 음악을 들을 수 있는 ‘뮤직룸’이 사내에 있다면, 혼자 혹은 동료와 함께 쌓였던 스트레스를 날릴 수 있지 않을까?

 

미국 캘리포니아에 위치한 비즈니스용 SNS 기업인 LinkedIn은, 고급 악기들로 가득한 뮤직룸을 보유하고 있다. 드럼, 기타, 마이크 등, 다양한 최첨단 장비들을 사용해 음악을 연주하고 들을 수 있는 공간이다. LinkedIn의 뮤직룸 설계를 도왔던 Michael Oliver의 말이다.

“뮤직룸은 직원들에게 하나의 복지일 뿐만 아니라, 기업에게도 긍정적인 영향을 주었습니다. 발상의 전환을 가진 기업의 이미지를 만들어주었고, 음악에 관심 있는 많은 이들이 입사를 희망하고 있어요. 즐겁게 일할 수 있는 직장임을 알리는데 큰 기여를 한 셈이죠.”

취업용 소프트웨어 기업 Bullhorn 또한 뮤직룸을 갖고 있다. 회의실을 개조해 만든 뮤직룸으로 직원들이 모여 악기 연주를 할 수 있는 공간이다. 이들은 건물주와 주변 입주자들의 피해를 최소화하기 위해 강력한 방음장치를 설치했으며, 소음이 90 데시벨 이상으로 넘지 않아야 하는 제도를 도입해 체계화된 시스템을 구축하고 있다.

5. 반려동물

반려동물이 효율적인 업무환경 조성에 도움이 되느냐에 대한 논란이 많다. 하지만 많은 기업들은 반려동물과 함께하는 업무시간이 동기부여는 물론 스트레스 해소까지 돕는다고 주장한다.

 

예를 들어, 반려동물과 함께 출근한다는 것은, 많은 이들에게 반려동물을 혼자 두어야 한다는 부담감이나 죄책감을 덜어주는 일이다. 이로 인해 업무에 더욱 집중할 수 있고, 최대한 빨리 퇴근해야 한다는 압박감 또한 줄어든다. 반려동물은 스트레스 해소는 물론, 동료들 간의 긍정적인 관계 형성을 도울 수 있다. 광고대행사인 New York ad agency에서 근무하는 Jennifer Williams는 반려동물은 업무로 인해 정신없던 사무 공간에 오아시스 같은 부분이라고 전했다.

 

Virginia Commonwealth University의 연구결과에 따르면, 반려견을 업무공간에 동반하는 사람의 스트레스 레벨은 출근 시간부터 퇴근시간까지 평균 11% 줄었고, 반대로 반려견을 동반하지 않는 사람들의 스트레스 레벨은 70% 증가했다고 밝혔다. 사무실에 함께하는 반려동물, 특히 반려견들은 견주에게 쉴 수 있는 시간을 제공하는 요소가 되기 때문에 결과적으로 업무 효율성을 높여주는 것으로 보인다.

6. ‘슈퍼 데스크’

모든 직원들이 함께 사용하는 책상을 만드는 시도를 한 기업도 있다. 인터랙티브 마케팅 업체인 Barbarian Group은 총 170명이 한꺼번에 사용할 수 있는 4,400 제곱 피트 크기의 초대형 책상을 사무실 한가운데 만들었다. 보다 조용하고 사적인 공간을 선호하는 직원들은 본인이 좌석과 책상의 높낮이를 조종해 동료와 어느 정도 분리된 업무환경을 만들 수 있다. 이 ‘슈퍼 데스크’를 디자인한 CWA는 인테리어 디자인에 대한 수상을 했고, Barbarian Group 또한 협업과 혁신의 아이콘으로 떠오를 수 있었다.

7. 식물

따뜻한 햇살, 꽃, 식물과 함께하는 것이 신체적, 정신적 건강에 도움이 된다는 주장은 다양한 과학적 근거로 인해 뒷받침된다. 연구진은 식물이 있는 업무환경에서 일한다면, 업무 효율성이 15%까지 오를 수 있다고 밝혔다.

 

심리적인 요소도 작용한다. 심리학 교수 Alex Haslam은, 식물이 있는 업무환경 자체가 직원들에게 ‘나를 생각해주는 기업에서 일하고 있구나, ‘하는 인식을 심어준다고 밝혔다. 또, 식물이 조성하는 특유의 편안하고 아늑한 분위기는 심리적인 스트레스 해소에도 도움을 준다고 한다.

 

직원들의 행복과 건강을 위해 곳곳에 식물을 심어두는 기업이 늘어나고 있다. 예를 들어, Google의 텔아비브 사무실에는 직접 오렌지 나무를 기르고 있다. 실내에서도 실외에 있는듯한 분위기를 조성하고, 자연친화적이고 편안한 공간을 제공하기 위해서다.

 

식물들을 기르기 위해서는 자연광이 필수 요소다. 자연광은 모니터로 인한 안구 피로 해소에도 도움이 되기 때문에, 하루 종일 모니터 앞에 앉아있는 직원들의 건강에도 긍정적인 영향을 끼친다는 연구결과도 있다. 이 연구는, 심지어 자연 풍경을 그려놓은 그림이나 창문을 통해 풍경을 볼 수만 있더라도 업무 효율성이 올라간다는 결과를 제시했다.

 

NASA는 식물이 공기 중에 떠도는 가구, 카펫, 등 생활용품에서 배출되는 유해물질 또한 줄여준다고 밝혔다. 사무실에 식물을 기름으로서, 시각적으로 편안한 환경을 조성하는 것은 물론, 건강과 심리적인 안정까지 찾을 수 있다는 것이다. 특히 야자수와 보스턴 고사리가 도움이 된다고 한다.

 

*이 글은 HubSpot Blogs의 The Future of the Office: 7 Innovative Ways Companies are Changing the Workplace (by Lindsay Kolowich)를 번역한 것입니다. 일부 내용은 이해를 돕기 위해 의역이 있음을 밝힙니다.

필자 협업툴 콜라비 (블로그, 페이스북)

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