How To : 외부 사람과 팀즈 화상회의를 진행하는 방법

많은 기업이 음성 및 화상회의를 위해 오피스 365 및 마이크로소프트 365에 포함되어 있는 마이크로소프트 팀즈(Teams)를 활용 중이다. 다른 화상회의 시스템도 많지만, 팀즈는 IT 예산이 별도로 추가되지 않기 때문에 빠르게 기업의 표준으로 자리 잡고 있다.

하지만 팀즈는 내부 팀, 즉 애저 액티브 디렉토리(Azure Active Directory)를 통해 관리되는 사람들의 소통을 위해 고안되어 외부인과의 소통이 그리 쉽지는 않다. 외부인이 팀즈 회의에 참여할 때 겪을 수 있는 다양한 기술 문제와 해결 방법을 알아본다.

외부인 참여 허용하기 우선 팀즈는 기본적으로 외부 액세스가 활성화되어 있다. 따라서 IT가 일부러 외부 액세스를 비활성화하지 않는 이상 외부인을 초대할 수 있다. 만일 보안 우려에 외부 액세스가 차단되어 있다면, IT가 활성화해야 한다.

팀즈 데스크톱 액세스 요건 : 윈도우, 맥OS, 리눅스 사용자가 팀즈 회의에 참가하는 방법은 팀즈 앱을 사용하거나 브라우저를 통해 팀즈에 액세스하는 것 2가지다. 팀즈 데스크톱 앱을 통해 회의에 참가할 때 사용자에게는 3가지 옵션이 있다.

• 오피스 365 또는 마이크로소프트 365 비즈니스 또는 엔터프라이즈 계정(개인 계정 아님)으로 로그인한 팀즈 앱을 사용한다.

• 팀즈 앱을 게스트로 사용한다.

• 무료 팀즈 서비스가 적용되는 계정으로 로그인한 팀즈 앱을 사용한다.

회의 주최자는 호환되는 오피스 365/마이크로소프트 365 비즈니스 또는 엔터프라이즈 계정이 있어야 회의를 시작할 수 있다. 무료 팀즈 서비스는 회의 예약은 불가능하며 즉시 회의를 진행하는 것만 가능하다.

참고 : 마이크로소프트는 오피스 365 및 마이크로소프트 365의 무료 체험판을 제공하고 있다(소규모 사업장은 30일, 기업은 180일). 체험 기간은 사용자가 아닌 도메인별로 지정된다.

브라우저를 사용하는 경우엔 팀즈 앱이 없는 사람도 앱을 설치할 필요 없이 회의에 참여할 수 있다. 다만, 브라우저를 통한 화상회의 품질은 앱 화상회의보다 떨어질 수 있고, 브라우저마다 기능별 차이가 있다. 구글 크롬과 마이크로소프트의 엣지 브라우저에서는 오디오와 비디오를 모두 지원하지만, 파이어폭스나 사파리, IE는 ‘전화번호’로 회의 주최자에게 전화를 해야 한다.

이 기능은 주최자가 추가 비용을 내고 옵션을 사용하는 경우에만 이용할 수 있고, 통화로 회의에 참여한 사람들은 다른 참가자들의 모습은 볼 수 없고 공유된 화면만 볼 수 있다.

팀즈 모바일 액세스 요건 : 스마트폰 및 태블릿 사용자는 iOS 또는 안드로이드용 팀즈 모바일 앱을 사용해야 한다. iOS 또는 안드로이드용 크롬과 엣지 등 모바일 브라우저가 지원되지 않기 때문에 다른 선택권이 없다.

팀즈 회의 주최자가 준비해야 할 사항 팀즈는 기업 사용자를 위한 것으로 설계되었기 때문에, 일반인이나 소규모 조직, 개인 사업자 등은 팀즈 앱이 없을 수도 있다. 이들이 팀즈 사용법을 모르는 상황에서 회의 초대를 받으면, 어려움을 겪을 수 있고, 기술 지원을 제공하느라 회의를 못 할 가능성도 있다.

또한, 하나의 ID로 마이크로소프트 오피스와 구글 G스위트를 동시에 사용할 수 없어서, G스위트를 사용 중인 소규모 기업이 팀즈, 셰어포인트 등으로 비즈니스 파트너와 협업하기 위해 같은 ID로 오피스 365/마이크로소프트365/무료 팀즈 계정을 사용할 수 없다. 따라서 G스위트 사용자는 팀즈 앱의 게스트 옵션을 사용하거나 브라우저를 통해 참여해야 한다.

일반 대중을 상대하는 기업이나 정부 기관은 특히 팀즈로 웹 컨퍼런스를 할 때 어려움을 겪을 수 있다. 상대방이 기술을 잘 모르기 때문이다. 팀즈는 경쟁 서비스인 시스코의 웹엑스(Webex), 로그미인의 고투미팅(GoToMeeting), Join.me 등에 비해 설정이나 사용이 까다로워서 회의 참여가 어려울 수 있다. 일반 사용자나 프리랜서, 비영리 단체, 혹은 중소형 기업에서 일하는 사람은 팀즈 클라이언트가 설치되어 있지 않을 가능성이 높고, 대신 브라우저를 사용할 것이다.

따라서 이런 사람들을 상대하는 방법에 대해 직원들이 모두 알고 있을 필요가 있다. 대중을 상대하는 직원들이 이런 사용자를 지원하는 방식에 대비할 수 있도록 해야 한다. 웹 컨퍼런스를 시작하려는 순간에 적절한 IT 지원을 받을 수 없을 가능성이 높기 때문이다.

주최자가 참가자들을 준비시키기 위해 해야 할 일은 다음과 같다.

• 정기적으로 상대하는 조직의 경우 회의에 참여할 수 있도록 미리 컴퓨터와 모바일 장치에 팀즈 앱을 설치하도록 요청한다.

• 아웃룩 앱 또는 팀즈 앱의 캘린더 보기에서 회의 초대를 생성한다.

• 아웃룩을 사용하는 경우 주최자가 아웃룩 캘린더 초대에서 회의 장소를 팀즈로 설정해야 한다. (팀즈에서의 회의 구성 시 자동으로 설정된다).

- 윈도우 아웃룩에서는 이벤트 창의 스카이프 미팅 버튼을 클릭한다.

- 맥OS 아웃룩에서는 이벤트 창의 팀즈 미팅 버튼을 클릭한다.

- 웹용 아웃룩에서는 이벤트 창의 온라인 회의 추가 메뉴를 사용하여 팀즈 회의를 지정한다.

- iOS 아웃룩에서는 이벤트 창에서 스카이프 회의 슬라이더를 켜짐(On)으로 설정한다.

- 안드로이드 아웃룩에서는 이벤트 창에서 스카이프 회의 슬라이더를 켜짐으로 설정한다.

• 주최자의 계정에 전화번호를 사용할 수 있는 기능이 포함되어 있으면, 초대장에 전화번호가 자동으로 추가된다.

• 팀즈는 외부 사용자를 ‘대기실’로 보내도록 설정되어 있기 때문에, 이른바 줌 바밍(zoom-bombing)이라 불리는 인증되지 않은 사용자의 회의 참여를 차단할 수 있다. 주최자는 대기실에 있는 사용자를 검토한 후 개별적으로 입장시킬 수 있다.

초대장 발송 후 아웃룩 회의 초대 이벤트 창 하단의 옵션이나 팀즈 이벤트 창 상단의 ‘회의 옵션’을 클릭해 대기실 요건을 선택할 수 있다. 어떤 경로를 선택하든 브라우저에서 옵션 창이 열리는데, 참고로 사파리는 회의 옵션을 지원하지 않고, 크롬, 엣지, 파이어폭스, IE는 지원한다.

<이미지를 클릭하시면 크게 보실 수 있습니다>

주최자는 대기실 옵션을 설정할 수 있다. ⓒ IDG

• 초대장을 보낼 때, 본문에서 윈도우, 맥OS, 리눅스, iOS, 안드로이드용 팀즈 앱 사용을 권장하고 윈도우, 맥OS, 리눅스에서는 크롬과 엣지 브라우저가 지원됨을 명시하는 것이 좋다. 참가자들이 팀즈 앱을 사용하도록 권장하되 컴퓨터를 사용하는 경우에는 회의 전 두 브라우저 중 하나를 준비하도록 하고 사람들이 팀즈 앱을 최신 상태로 유지하도록 조언한다.

• 오피스 365/마이크로소프트 365가 없는 참가자들과 정기적으로 소통하는 경우 무료 팀즈 서비스의 링크를 제공하는 것도 좋다. 그리고 모바일 사용자에게 셀룰러 대역폭을 사용하거나 셀룰러 연결이 너무 느려 앱을 다운로드하지 못하는 상황을 방지하기 위해 Wi-Fi 상태에서 앱을 다운로드하도록 알려주는 것도 도움이 된다.

• 회의 시작 3분 전, 참가자들에게 지침을 재전송하여 팀즈 앱 또는 크롬 또는 엣지 브라우저를 다운로드 및 설치하도록 하면 회의 시작 시 준비가 되지 않은 사람들이 감소할 것이다.

팁 : 팀즈 액세스 지침이 거추장스러울 수 있기 때문에 초대장에서 링크할 수 있는 지침이 포함된 웹 페이지를 만드는 것을 고려하자. 그리고 웹 페이지는 모바일 친화적이어야 한다.

참고 : 기본적으로 팀즈는 내부 참가자가 자신 또는 타인을 음소거 하거나 음소거 해제할 수 있으며 이는 여러 사람이 발언할 때 유용한데, 전화로 참가한 사람들은 주최자만 음소거하거나 해제할 수 있다. 이 부분 때문에 외부 사용자와의 협력이 부담될 수도 있다.

앱으로 외부인 참여하기 데스크톱 컴퓨터 및 모바일 장치에서 팀즈 앱을 사용하는 과정은 외부 참가자들에게 꽤 쉽지만 여러 요인에 따라 달라진다.

우선, 외부 참가자는 이메일 초대장에 포함되어 있는 링크를 클릭한다.

팀즈 앱이 있거나 호환되는 계정(무료 계정 포함)이 있는 경우 팀즈 앱이 실행된다. 로그인이 안 된 상태라면 로그인이 필요하고, 그 과정에서 인증해야 할 수도 있다. 따라서 화상회의가 시작되기 몇 분 전에 시작하는 것이 좋다.

팁 : 참가자가 마이크로소프트 계정이 있고, 이메일을 통해 발송된 초대장을 수락한 경우 아웃룩의 캘린더 보기 또는 팀즈 앱에서 특정 회의를 위해 ‘참가’를 클릭하여 이메일의 링크를 클릭할 필요 없이 회의에 직접 참가할 수 있다.

그렇지 않으면 참가자는 브라우저에서 팀즈 앱을 다운로드 및 설치하거나 이미 설치되어 있는 않은 경우 앱을 열 수 있는 페이지를 확인할 수 있다.

참고 : 참가자가 회의에 참가하기 위해 팀즈 앱을 다운로드하여 설치해야 하는 경우 특정 회의에 참가하기 위해 이메일 초대로 되돌아가 회의 링크를 다시 클릭하여 팀즈 앱을 열어야 할 수 있다. (최초 앱 사용자는 운영체제가 팀즈가 마이크 및 카메라를 사용할 권한 부여를 요청할 수 있다.)

팀즈 데스크톱 앱에서는 외부 참가자가 이름을 입력하고 원하는 대로 비디오 및 오디오를 활성화하며 ‘지금 참가’를 클릭하여 게스트로 참가할 수 있다.

<이미지를 클릭하시면 크게 보실 수 있습니다>

오피스 365, 마이크로소프트 365, 팀즈 계정이 없는 경우 게스트로 회의에 참여할 수 있다. ⓒ IDG

참가자가 계정이 있는데 로그인이 되지 않은 상태인 경우, 팀즈 데스크톱 창의 하단에 있는 ‘로그인’ 링크를 클릭하여 참가자로 참가할 수 있으며, 이를 통해 채팅에도 참가할 수 있고 주최자의 설정에 따라 대기실을 통하지 않고 입장할 수도 있다.

팀즈 데스크톱 앱은 사용자가 이미 오피스 365/마이크로소프트 365에 로그인했거나 무료 팀즈 계정에 로그인한 경우 ‘로그인’ 링크를 표시하지 않는다. 게스트로 참가할 수 있지만, 실질적으로 그럴 필요가 없다.

팀즈 모바일 앱에서 호환되는 계정이 없는 외부 참가자는 ‘게스트로 참가’ 버튼을 클릭한다. 그러면 이름을 입력하는 창이 표시되며 마이크를 활성화 요청 화면이 나타난다. 모바일 게스트 참가자는 오디오만 공유할 수 있다.

<이미지를 클릭하시면 크게 보실 수 있습니다>

참고: 팀즈 모바일 앱은 사용자에게 계정이 있거나 있었던 경우 ‘게스트로 참가’ 버튼을 표시하지 않을 수 있다. 이런 경우, 참가자는 해당 계정을 통해 로그인해야 하며 데스크톱 컴퓨터를 사용하는 경우 브라우저로 전환해야 한다. 앱을 삭제하고 재설치한 후에도 오래전에 없앤 오피스 365 계정이 여러 장치의 팀즈 앱에 연결되어 있어 사용자가 앱에서 그런 계정을 없앨 수 없는 경우도 보았다. 따라서 더 이상 계정이 없지만 ‘게스트로 참가’ 옵션을 사용할 수 없기 때문에 앱을 사용할 수 없는 사용자가 있을 수 있다.

웹으로 외부인 참여하기 회의에 참가하기 위해 데스크톱에서 브라우저를 사용하는 참가자와 관련하여 예상할 수 있는 경험은 다음과 같다. (기억하자. 모바일 브라우저는 지원되지 않는다.)

팀즈 앱이 설치되어 있는 경우엔 앱이 실행된다.

팀즈 앱이 설치되어 있지 않고 파이어폭스, 사파리, IE 등을 사용하고 있다면 다음의 화면이 표시된다.

<이미지를 클릭하시면 크게 보실 수 있습니다>

최고의 해결책은 그들이 ‘팀즈 앱 확인’ 링크를 클릭하여 팀즈 앱을 다운로드하고 사용하는 것이다. 그렇지 않으면 크롬 또는 엣지 브라우저에서 팀즈를 사용해야 한다.

하지만 참가자에게 팀즈 앱 또는 크롬 또는 엣지 브라우저가 없고 현재 이런 브라우저를 손쉽게 다운로드 및 설치할 수 없다면 ‘대신 이 브라우저에서 참가’ 링크를 클릭할 수 있다. 주최자가 전화 기능을 사용할 수 있다면, 통화 가능한 전화번호가 표시된다.

<이미지를 클릭하시면 크게 보실 수 있습니다>

크롬이나 엣지를 사용하는 경우 다음의 화면이 표시된다.

<이미지를 클릭하시면 크게 보실 수 있습니다>

화면에서는 참가자가 팀즈 앱 다운로드를 유도하는데, 앱을 설치하는 것이 최선의 방법이다.

그렇지만, 팀즈 앱을 설치할 시간이 없다면 ‘이 브라우저에서 계속’을 클릭하여 즉시 참가할 수 있다. 회의에 참가하여 팀즈 앱 사용자와 마찬가지로 컴퓨터 비디오 및 오디오를 사용할 수 있고, 오디오 및 비디오 옵션을 설정할 수 있는 화면이 표시된다.

팁 : 먼저, 윈도우 또는 맥OS가 마이크 또는 카메라를 사용할 권한을 요청하는 창이 표시될 수 있다. 팀즈 회의에 능동적으로 참여하려면 최소한 마이크 액세스는 허용해야 한다.

참고 : 웹 오디오 품질이 앱의 오디오 품질보다 떨어지는 경우가 많기 때문에 오디오 문제가 있는 경우, 컴퓨터 오디오를 음소거하고 스마트폰을 통해 전화를 걸 수 있다. editor@itworld.co.kr

Galen Gruman editor@itworld.co.kr