“문서 공유부터 협업까지” PDF에 관한 모든 것

모든 사람이 PDF를 사용한다. 그렇지만, PDF에 관해 상세히 알고 있는 사람은 많지 않다. PDF 포맷으로 어떤 것을 할 수 있는지, PDF/A, PDF/X 등의 변형 포맷은 무엇인지, 그리고 PDF는 법적으로도 안전한지 알아본다.

PDF 파일을 모르는 사람도, 사용하지 않는 사람은 없다. 우리는 매일같이 이 파일 형식으로 청구서, 주문서, 티켓을 받는다. 이는 우연이 아니다. PDF(Portable Document Format)의 가장 큰 장점은 원래의 애플리케이션, 운영체제, 기기에 관계없이 원본 문서와 똑같이 복제된다는 것이다. 플랫폼과 무관한 파일 포맷이고, 맥 및 윈도우 PC 상에서, 그리고 인쇄물에도 동일한 모습을 갖는다. 1993년 처음 도입되었을 당시, 문서 공유의 획기적인 돌파구였다.

27년이 지난 지금, 일각에서는 PDF 포맷이 낡은 것이 아니냐는 의문을 제기하곤 한다. 전혀 그렇지 않다. PDF도 발전을 거듭했기 때문이다. 디지털 시대에 상이한 애플리케이션 사이에서 콘텐츠를 주고받을 수 있는 범 세계적으로 적용할 수 있는 파일 포맷은 필수적이다. 원래 ‘전자 문서’로서 개발된 PDF는 이제 광범위한 용도로 쓰인다. 양방향 PDF 문서는 다양한 기능을 가지고 있고, 멀티미디어와 3D 콘텐츠를 추가할 수 있는 선택지가 있다. 다시 말해 PDF는 만능 파일 포맷이라고 할 수 있다.

수많은 애플리케이션에서 읽기 가능 PDF가 등장하자마자 PDF 문서를 읽을 수 있는 다수의 PDF 리더를 무료로 이용할 수 있게 됐다. 오늘날 다운로드하여 이용할 수 있는 PDF 리더는 수없이 많다. 또한 보편적인 브라우저와 이메일 서비스는 쉽게 PDF를 열고 읽을 수 있는 PDF 기술이 포함되어 있다. 진입 장벽이 낮고 운영체제와 플랫폼의 영향을 받지 않기 때문에 PDF는 대량 정보 교환에 이상적이다.

ISO 표준 PDF는 발송자가 의도한 대로 정보가 수신되는 것을 보장한다. ‘워드’ 파일을 이메일 첨부문서로 받았다면 파일을 워드 프로세서 프로그램으로 열어야 한다. 그러나 외관과 형식이 바뀔 가능성이 높다. 반면 PDF는 언제나 동일하게 표현된다. 국제 표준이기 때문에 어느 PDF 공급업체의 PDF 문서든지 서로 호환된다. 버전 1.7과 함께 PDF 2008은 ISO 표준이 되었다. 2017년 최신 버전인 2.0은 ISO 32000-2로서 출간되고 규격화되었다.

서로 다른 PDF 표준 PDF 표준에는 다양한 하위 집합이 존재하고, 이들 역시 모두 ISO 표준이다. 따라서 PDF의 품질 요건은 특정 응용 분야 및 산업에서도 보장된다. 최초의 PDF ISO 표준은 PDF/X(2001)였고, 여기서 X는 교환(eXchange)를 가리킨다. PDF/X는 인쇄 업종의 표준이고, 인쇄 데이터 교환을 위해 이용된다. 인쇄를 위한 특정 요건들, 예를 들어 활자 및 이미지의 정확한 매립, 색 공간의 이용 등을 정의한다. 가변 데이터 및 트랜잭션 인쇄를 위해서는 PDF/VT, 실시간 가변 데이터 인쇄를 위해서는 PDF/VCR 표준이 사용된다.

PDF/E는 엔지니어링 표준으로, E는 엔지니어링(Engineering)을 가리킨다. 무엇보다, PDF/E는 양방향 3D 표현 기능을 가지고 있고, 주로 건설 도면에 사용된다.

PDF/A는 디지털 문서의 장기 보관(Archiving)을 위해 개발되었다. 이 포맷 및 여러 표준 요소는 최적으로 보관할 수 있는 PDF 문서의 특성을 정의한다. TIFF 같은 이미지와는 달리 PDF/A의 텍스트는 활자 기반이고 검색이 가능하다. 이런 식으로 문서는 장기적으로 변경 없이 저장될 수 있고, 여기에 포함된 정보는 쉽게 찾을 수 있다. 지극히 긴 보유 기간을 가진 건설 계획서나 계약서 등의 문서의 경우 PDF/A로 보관하도록 권장된다.

접근 가능형 문서를 위한 표준은 PDF/UA이고, UA는 보편적 접근성(Universal Accessibility)을 가리키고, 장벽이 없는 PDF 문서를 위해 충족해야 할 요건을 명시한다.

PDF 실무 사용 표준에 부합하거나 양방향의 PDF 문서를 생성하려면 PDF 편집기를 사용하는 것이 좋다. 몇몇 프로그램에서는 파일을 ‘다른 이름으로 저장(Save as)’을 이용해 PDF로 직접 저장할 수 있다. 그러나 모든 가능성을 활용하고, 전문적이고 고품질의 PDF를 생성하려 한다면, 강력한 PDF 편집기를 사용해야 한다. 이런 전문 편집 프로그램은 다양한 기능을 제공하고, 다음과 같은 핵심 비즈니스 프로세스를 구현하는 데 사용할 수 있다.

종이 없는 사무실. PDF 소프트웨어는 종이 문서를 OCR로 스캔해 PDF 문서로 만들 수 있고, 동시에 압축할 수 있다. 문서에 필요한 스토리지 공간은 크지 않고, 문서는 검색 가능하고 편집 가능하다. 아울러 문서 관리 시스템 또는 디지털 아카이브에 정리할 수 있도록 최적의 상태로 만든다. 또한 종이인지 디지털인지에 관계없이 여러 문서 및 파일 포맷이 파일에 통합될 수 있다.

디지털 서명. PDF는 이의 특수한 구조로 인해 기기나 장소에 관계없이 변경 불능의 문서에 포괄적이고 안전한 방식으로 디지털 서명하는 것을 허용한다. 심지어 여러 당사자가 서명을 할 수 있고, 암호화할 수 있다. 문서 워크플로우, 예를 들어 승인 프로세스 등을 디지털 서명을 통해 실시간으로 수행할 수 있고, 승인 문서도 보관할 수 있다. 유럽연합 전체에 걸친 eIDAS 규정은 디지털 서명에 대한 법적 근거를 형성한다. 이는 단순, 고급, 적법 전자 서명을 차별화시킨다.

단순 전자 서명은 가장 약한 형태의 서명이지만 가장 단순하다는 장점이 있다. 예를 들어 버튼 클릭, 이메일 발송뿐만 아니라 스캔된 서명의 삽입에 의한 동의를 포함하고, PDF 리더나 PDF 편집기를 통해 쉽게 구현할 수 있다. 기업 환경에서 단순 전자 서명은 주로 휴가 요청서의 승인 등 내부 문서에 서명하는 데 쓰인다.

고급 전자 서명은 서명자에게 명시적으로 배정할 수 있고, 따라서 제안서나 계약서에 서명하는 데 적합하다. 적법 전자 서명은 자필 서명과 법적으로 동등하다. 그럼에도 불구하고 eIDAS에 따르면, 이들 세 유형의 디지털 서명 모두 EU 법원에서 증거로서 유효하게 인정받는다.

기밀 정보의 보호. PDF는 높은 수준의 데이터 암호화 및 보안을 제공해 쉬우면서도 안전하게 파일을 공유할 수 있다. 단어 및 전체 문장을 흑화(blackening)에 의해 인식 불능으로 만들 수 있다. 그러나 텍스트 위에 검은 상자를 배치하는 것만으로는 충분하지 않다. 정보를 영구적으로 인식 불능으로 만드는 데는 전문 PDF 편집기 등이 제공하는 편집 툴이 필요하다. 또한 문서를 완전히 비울 수도 있고, 메타데이터, 링크, 코멘트, 폼 필드, 은닉 정보 등을 삭제할 수도 있다. 아울러 PDF 문서는 비밀번호로 보호하거나 인증서로 암호화할 수 있으며, 액세스 권한을 읽기 전용 등으로 제한할 수 있다.

데이터 입수. 양방향 또는 기입 가능 PDF 양식에 의해 이용자는 폼 필드에 데이터를 직접 입력할 수 있다. 이는 양방향 양식으로부터 데이터를 추출해 데이터베이스에 보관하는 것을 지극히 쉽게 만든다. 아울러 PDF 양식은 전자적으로 서명될 수 있다.

스토리지 공간 절약. 압축으로 PDF 파일의 크기를 현저히 줄일 수 있으며, 스토리지 공간과 다운로드 시간을 최대 50%까지 줄인다. 따라서 건설 계획서나 CAD/CAM 등의 대용량 파일을 PDF로 변경하여 압축하는 것이 권장된다. 흑백 문서의 크기는 40~60% 줄일 수 있고, 컬러 문서는 약 90%까지 압축할 수 있다.

멀티미디어 콘텐츠 추가. PDF는 텍스트와 이미지만으로 구성될 필요가 없다. 영상, 음성, 애니메이션, GIF, 링크, 팟캐스트, 표, 설문지, 3D 표현물 역시 통합할 수 있다. 따라서 PDF는 디지털 마케팅 자료, 광고 자료, 신문에 특히 적합하다.

접근성. 공공기관은 의무적으로 웹사이트와 컨텐츠를 장벽이 없도록 만들어야 한다. 시각 장애 등 신체적 장애가 있는 사람도 이용할 수 있어야 한다. 이런 기준에 따라 문서를 탐색할 수 있는 접근성 문서를 만드는 기업이 많아지고 있다. 이는 문서가 이른바 태그라는 구조적 정보와 함께 적절히 제공되는 것을 전제한다. 태그, 제목, 단락, 이미지가 표시되면 읽기 순서가 결정된다. 또한 대체 텍스트가 이미지를 위해 저장되어야 한다.

협업. PDF는 모든 플랫폼 상에서 통일된 외관을 보장하기 때문에 공동 리뷰를 위한 포맷으로 이상적이다. 심지어 그 과정에서 변경 및 편집이 이루어질 수 있다.

살펴본 바와 같이 PDF는 대단한 잠재력을 가지고 있다. 세계화, 디지털 유목민, 홈오피스, 현재의 팬데믹은 기기, 앱, 운영체제에 관계없이 문서를 쉽게 공유하는 것이 얼마나 중요한지를 명확히 보여주었다. editor@itworld.co.kr

Sasho Janevski editor@itworld.co.kr